Inhouse-Team vs. Präsentationsagentur – Was lohnt sich für Ihr Unternehmen?

Was ist der Unterschied zwischen Inhouse-Erstellung und Agentur-Beauftragung?

Die Inhouse-Erstellung von Präsentationen bedeutet, dass ein internes Team – sei es ein dedizierter Präsentationsdesigner, ein Marketing-Team oder eine Kommunikationsabteilung – alle Präsentationen innerhalb des Unternehmens erstellt. Die Agentur-Beauftragung lagert diese Arbeit an eine externe, spezialisierte Präsentationsagentur aus. Beide Modelle haben wirtschaftliche und qualitative Vor- und Nachteile, die von der Unternehmensgröße, dem Präsentationsvolumen und den Qualitätsansprüchen abhängen.

Die Frage „Inhouse oder Agentur?” stellt sich für die meisten Unternehmen früher oder später. Wir beleuchten beide Seiten ehrlich – auch wenn wir als Agentur natürlich eine Perspektive haben.

Kostenvergleich: Die ehrliche Rechnung

Inhouse-Kosten (jährlich)

Agentur-Kosten (jährlich, bei vergleichbarem Output)

Break-Even-Analyse

Der Break-Even-Punkt, ab dem ein Inhouse-Designer günstiger wird als eine Agentur, liegt typischerweise bei:

• Ohne strategische Beratung: ca. 25–35 Stunden Agenturarbeit pro Monat
• Mit strategischer Beratung: ca. 40–50 Stunden pro Monat
• Bei Premium-Qualitätsanspruch: ca. 50–60 Stunden pro Monat

Übersetzt in Projekte: Wenn Sie mehr als 4–6 vollständige Präsentationen (à 25 Folien) pro Monat benötigen, kann sich ein Inhouse-Designer rechnen – vorausgesetzt, Sie finden jemanden mit der richtigen Qualifikation.

Qualitätsvergleich

Vorteile Inhouse

1. Tiefes Unternehmensverständnis: Ein interner Designer kennt die Produkte, die Kultur und die internen Abläufe
2. Schnelle Verfügbarkeit: Kein Briefing-Prozess, keine Wartezeiten
3. Direkte Kommunikation: Kurze Wege, schnelles Feedback, informelle Abstimmung
4. Vertraulichkeit: Sensible Daten bleiben im Unternehmen
5. Kulturelle Passung: Der Designer spricht die Sprache des Unternehmens

Vorteile Agentur

1. Breitere Expertise: Ein Agenturteam bringt Erfahrung aus dutzenden Branchen und hunderten Projekten mit
2. Frische Perspektive: Externe sehen Dinge, die Interne nicht mehr wahrnehmen
3. Skalierbarkeit: Bei Spitzenlasten können mehrere Designer parallel arbeiten
4. Spezialisierung: Separate Experten für Design, Text, Strategie, Animation
5. Qualitätssicherung: 4-Augen-Prinzip und strukturierte Review-Prozesse
6. Kein Ausfallrisiko: Bei Krankheit oder Urlaub springt ein anderer Designer ein

Der blinde Fleck: Inhouse-Betriebsblindheit

Ein häufig unterschätztes Problem bei der Inhouse-Erstellung ist die Betriebsblindheit. Ein interner Designer, der jahrelang dieselben Firmenfarben, dieselben Vorlagen und dieselben Inhalte bearbeitet, verliert mit der Zeit den frischen Blick. Externe Agenturen bringen regelmäßig neue Ideen, Trends und Best Practices aus anderen Projekten ein.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Das Kapazitätsproblem beim Inhouse-Modell

Ein einzelner Inhouse-Designer hat eine feste Kapazität: ca. 1.600 produktive Stunden pro Jahr. In der Praxis bedeutet das:

• Regulärer Modus: 3–4 Präsentationen pro Monat bei mittlerer Komplexität
• Spitzenmodus: 5–6 Präsentationen pro Monat (mit Qualitätseinbußen)
• Kapazitätsgrenze: Ab 6+ parallelen Projekten entstehen Engpässe

Was passiert, wenn plötzlich drei Vorstände gleichzeitig Präsentationen brauchen? Oder wenn ein wichtiger Pitch in drei Tagen ansteht, aber der Designer schon in einem anderen Projekt steckt? Inhouse-Teams haben keine Puffer.

Die Agentur-Lösung für Spitzenlasten

Eine Agentur kann Kapazität flexibel hoch- und herunterfahren. Bei einem Retainer-Modell haben Sie eine Grundkapazität, können aber bei Bedarf zusätzliche Ressourcen buchen. Das ist wirtschaftlicher als Personal für Spitzenlasten vorzuhalten.

Hybridmodelle: Das Beste aus beiden Welten

In der Praxis hat sich ein Hybridmodell bewährt:

Modell 1: Inhouse-Basis + Agentur für Spezialfälle

• Inhouse: Routine-Präsentationen, interne Updates, Vorlagen-Pflege
• Agentur: Strategisch wichtige Präsentationen, Keynotes, Pitch Decks

Modell 2: Inhouse-Koordination + Agentur-Produktion

• Inhouse: Ein Marketing-Manager koordiniert alle Präsentationsprojekte
• Agentur: Übernimmt die komplette Design-Produktion

Modell 3: Agentur-geführtes Brand-System + Inhouse-Nutzung

• Agentur: Entwickelt das Präsentations-Design-System und Templates
• Inhouse: Mitarbeiter erstellen auf Basis der Templates eigenständig Präsentationen
• Agentur: Wird für komplexe Einzelprojekte hinzugezogen

Entscheidungshilfe

Fazit

Es gibt keine pauschal richtige Antwort. Große Unternehmen mit konstantem Präsentationsbedarf profitieren von einem Inhouse-Team, das die Unternehmenskultur lebt und jederzeit verfügbar ist. Mittelständische Unternehmen mit schwankendem Bedarf fahren mit einem Agentur-Retainer oft besser, weil sie Flexibilität gewinnen, ohne Fixkosten für Personal zu tragen.

Die wirtschaftlichste Lösung ist häufig ein Hybridmodell: Eine schlanke Inhouse-Koordination, ein professionelles Template-System und eine spezialisierte Präsentationsagentur für alles, was über die Routine hinausgeht.

Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung, welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt.